李显红:如何发动和主持一个会议?

关注
很难,原因是根本不是“你没有主持经验”,而是你不知道该怎么主持,更不知道“有效”的会议长啥样。


6月8日,刚参加完商会考察雄安新区的活动,在回京的大巴上,我给全车的商会朋友们,主持了一场活动,车上除了北京遵义商会的朋友们,还有驻京办的领导,以及其他商会的秘书长啥的。

我像旅游大巴的导游一样,在没有任准备的情况下,足足搞了一个多小时活动主持。结束时,专业的主持人钢哥说:你非常专业。其实我心想,我在台上的样子是多么的糟糕。

于是,我开始反思,我怎么把这种临时发起的会议做得更好,如果有下一次呢...对我这个学霸型的人,立马就开始研究怎么开好会议。我想,我在台上不慌,表现还算勉强,是因为我经常上台演讲。

说实话,我过去创业八年,组织团队至少开过几百场会议,但是反观自己,其实自己并不会主持会议。

主持会议很难吗?

很难,原因是根本不是“你没有主持经验”,而是你不知道该怎么主持,更不知道“有效”的会议长啥样。

我经常跟团队说,我们是有方法论的。

我结合了过去的经验,再加上汲取来的高手们的经验,写出了这份“会议操作手册”。我相信,你只需要按照这个流程,就能主持出一场成功的会议。建议你收藏起来,开始反复践行。

首先,要厘清定义,搞清楚“会议”的定义。

你可能说,会议不就是拉一群人开会吗。显然,你根本不懂会议。

会议是什么呢?会议,是因为有问题需要协商,需要团队或者相关人员就问题,多方面地发表意见,提出建议。参会人员必须和会议主题相关,否则就是失败的会议。

要想开好会议,要清晰开会的基本逻辑,共八个字:因事找人,因人议事。

主持人目标传达

在会议开始之前,会议主持人必要在会议开始之前,预见到如何才能使每一位参加会议的人都知道,我们今天的会议要做什么,要有什么样的行动。具体点就是,在每次开会之前,会议的发起人和主持人必须想办法告诉参与者:我们今天要做什么事,我们要达到怎样的目的,而且还要让大家感到:通过大家的积极参与,这个目标是可以实现的。如果有必要,主持人还要向参加会议的人说明会议规则。

达成目标共识

会议的主持者,要让参加会议的人都能够意识到,达成会议所要实现的目标,对大家有什么好处。如果干一件事,与我没关系,我为什么要深度参与?所以,想要让会议有效率,就一定让参会人员通过会议能够获得直接、或者间接的好处。据说,大多数无效的会议,就是出在参会人员与会议之间没有利益关系上。

发起者确定会议类型

确认会议结构类型,要知道开一个发号施令的会议、和开一个平等协商的会议,会议结构是不一样的。在很多时候,因为参与某件事的各方、利益交集很小,需要会议的主持者,借着权威把事情硬性布置下去,会议要求仰仗权威、发号施令,不需要坐在一起讨论。所以,在开会前,作为主持人,你要确定这个会议的类型。

参会者共同解决问题

由于会议参与者,都可以获得好处,那么,他们就具备了共同协商讨论、解决问题的动力。于是不管面对什么问题,他们都会想方设法去解决问题,协调资源。相反,很多低效率的会议,就是大家都觉得无所谓,反正熬着就行,是因为没有建立利益关系,无法调动参与者的兴趣。

参会人员一起克服困难

有了前面的基础,开会者自然会去主动解决问题,克服解决问题过程中的难处。就像2016年时,我带领团队,给百度糯米、百度APP写方案时,我们经常凌晨还在加班写方案,其实真正干活的,就两个人,其他的都在等着方案完成,然后回家睡觉。现在回想,绝不是休息的人没有创意,也不是他们太懒,而是会议的机制出了问题,没有建立好利益关系,作为老大,我应该反思。

由于前期没建立好开会的机制,传达清楚会议的目标,以及开会和大家的关系,最后只能“低效率”工作,团队产出大大下降。

说到这里,你会问,为什么很多精心设计的会议,最后还是开不好?那就是会议现场控制没有做好。

会议现场控制

是的,因为一个会议的好坏,还取决于会议现场的控制。

成功主持会议的核心,是把握好引导的逻辑。简单说,就是人为主动去推动会议进行。引导的目的,就是主持人会想尽一切办法让会议按照自己预先设计的方向发展。

在引导这个环节,就能看出一个主持人的内功了,他的细心、耐心、是否能促成高效会议。

在过去八年,我参加过上百个会议,自己组织的也有几百个,也参加过不少别人组织的会议,尽管每个人主持会议的风格差距很大,但是每个优秀的主持人,他们都有这些特质:高度的自信,对局面的及时调整和掌控,以及清晰表达自己看法的能力。

以上,就是开好一个会议的基本逻辑和方法。

其实,要想做一个优秀的会议组织者和主持人,还需要不断练习。主持能力,就像演讲能力一样,是我们的核心技能。这里面,我们要处理,怎么控制会议节奏,怎么控制会议气氛,怎么打断会议,怎么让会议持续高效进行,怎么引导参会者集中精力,遇到参会者意见分歧时怎么处理现场等等。

这些都是一个会议组织者和会议发起人,长期践行的技能。我相信,所有的能力都是可以通过后天习得,主持会议也一样,只要掌握正确的方法和方法论即可。希望这篇文章,能够帮你提升开会能力。

如果我的文章对你有用,欢迎转发给你的朋友。

本文为专栏作者授权创业邦发表,版权归原作者所有。文章系作者个人观点,不代表创业邦立场,转载请联系原作者。如有任何疑问,请联系editor@cyzone.cn

反馈
联系我们
推荐订阅