寄个快递,也要跟领导汇报?

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寄个快递,也要跟领导汇报?

图源:摄图网

编者按:本文来自微信公众号猎聘(ID:liepinwang),作者:婉君,创业邦经授权转载

财务岗的小苗最近很困惑,上周五领导让她给客户寄合同和发票,小苗明明马上就处理了,却还是挨了一通批评。

领导说:“你做事怎么一点动静都没有呢,事情做到哪一步,你要告诉我。”

可是小苗却很不解:“一个快递而已,这种小事难道也要汇报吗?”

有人替小苗伸冤,觉得职场中不要事事都跟领导汇报,以免浪费领导的时间;也有人觉得,及时反馈非常必要,至少领导能知道你日常在做什么。

那么,工作中需要事事跟领导汇报吗?

不说话的金子,也会发光吗?

艾米是一位谦虚低调的职场女性,时常深藏功与名。

她曾主导策划了一场备受瞩目的慈善盛典,活动吸引了很多社会名流参与,最终筹集到了比预期高出两倍的善款。

在工作汇报中,她只字不提自己的贡献,将成就全部归功于自己的搭档小齐。

但艾米并非真的淡泊名利,而是相信“是金子总会发光”。自己为慈善晚会付出了那么多,领导不会看不见。如果跟领导详细汇报自己做了什么,反而有种自卖自夸的感觉,有违谦虚谨慎的形象。

结果出人意料,领导不仅给小齐发了一笔丰厚的奖金,还提拔了他。而实际贡献最大的艾米,仅仅收到了一封表彰邮件。

直到这时,艾米才开始反思:不会说话的金子,也会发光吗?

畅销书《身为职场女性》中总结了阻挡女性进步的12个职场坏习惯,其中“不愿意提及自身贡献”和“期待别人自然而然注意到你的贡献”这两项排在最前列。

其实不限于职场女性,很多不擅长向上汇报的打工人都存在类似的问题,即工作中遇到问题只会一个人默默承受,不会跟领导要支持;做出成绩后也不愿意跟领导汇报成果,误以为自表功劳=狂妄自大。

这时候,转变思维,及时汇报,就显得尤为重要。

一方面,领导是每一个职场人最宝贵的资源。工作陷入困境时及时汇报,领导的经验分享和资源调度会给你提供支持,帮你轻而易举地渡过难关;另一方面,及时汇报也能让领导看到你真实的能力水平,知人善任,让你获得更开阔的职业前景。

汇报于你,是向上的成果展现;于领导,是以最省力的方式把控全局。

领导为啥希望事事有回应?

热播剧《星辰大海》中有这样一个桥段,外贸公司的市场部开会,领导问:林氏集团订的新品出了多少货?库存、订货量和价格是多少,我得重新马上做报价。

跟单员梁冰回答:300吨左右。

而女主简爱却给出了更具体的回答:这批货工厂出货390吨,林氏集团订货100吨,价格有待商议。另外我们还有余货给非洲,但到非洲的运费涨了0.5%,成本上去了,非洲的公司未必能够接受。所以如果林氏集团能够整批购入,我们可以微调给他们的报价。

这个片段生动阐释了,为什么领导希望事事有回应。

梁冰的粗略汇报,只是因为“领导在问出货量”。

简爱的回答,是因为知道自己汇报的每一个数据,都关系到领导的下一步工作——报价。汇报的数据越具体,领导能给出的报价就越合理,而这与公司的营收和自己的业绩,紧密相关。

作为团队掌舵者,管理者既需要掌控全局,也需要掌握细节。

而员工就像是领导洞察细节的触角,你汇报得越及时、越精准,就越能支持管理者做出正确决策,支持他合理调配团队资源。

回顾开篇财务小苗的案例。

在小苗眼里,她只是寄了一份快递而已,简单又琐碎的工作,5分钟都用不到,跟领导说一声,好像是在浪费彼此的时间。

可是在领导那里,这份合同和发票能不能准时到底客户手中,可能意味着一个新项目能不能如期推进,意味着公司的资金流动状况,意味着团队上下的人员安排……

做有价值、有成就的大事,是很多职场打工人的心愿。但很多人都不知道,自己手头正在做的小事,如何牵动着领导最重视的大事。

事事及时汇报,就是你和领导拉平认知的最好方式。

事事汇报,怎么做更讨巧?

知道了汇报的重要性,更要掌握汇报的正确姿势。实际上,很多经常汇报的职场人,依然不知道如何汇报更讨巧。

我曾经带过一个初入职场的新人,对方特别爱汇报,但是说话总是拖泥带水。

“婉君姐,这个PPT要提前做好提纲吗?”

“你看我用这个PPT模板行吗?”

“哎呀,毕业论文的时候,我因为用了不合适的模板,被导师教训了一顿……”

沟通没重点,不知道为对方的时间考虑,聊着聊着就扯到了跟工作无关的事情上。

事事汇报,不等于事无巨细地汇报。

如果按照时间节点对工作汇报进行划分,可以分为汇报前、汇报中、汇报后三个阶段。

1)汇报前的了解:4W1H

Who向谁汇报:跟直属部门经理汇报,还是跟更高级别的管理者汇报。

What汇报什么:是工作中的日常汇报,还是项目进行中遇到突发情况的汇报。

When汇报时间:是以周报/月报的方式定期汇报,还是按照项目时间节点汇报。

Where在哪汇报:是一对一的汇报,在会议上汇报,还是在其他特殊场合汇报。

How汇报形式:是面对面沟通,是发电子邮件,还是以正式的书面材料汇报。

时间、地点、形式和汇报对象不同,影响着你对同一内容汇报的结果。

比如跨部门的合作项目,汇报给部门负责人还是项目总负责人,决定了你能争取到的资源。

2)汇报中的互动:5个原则

工作中跟领导汇报,需要掌握5个原则:及时汇报、主动汇报、实事求是、有目的性、突出重点。

及时和主动不言自明,后三点需要特别强调。

l实事求是:

艾米隐瞒了自己对慈善晚会的贡献,这是谦虚过头的表现。但为了争功绩夸大自己的付出或隐瞒工作中的问题,也容易给领导留下“不靠谱”的印象。

发现问题后实事求是的汇报,好过让问题像滚雪球一样越来越大,最终无法收场。

ll有目的性:

如果你的汇报总是缺乏说服力,得不到领导重视,很可能是因为你的汇报缺少目的性。

华为要求员工在汇报时,明确写出自己要说的事,汇报的目的,以及所要达到的效果。

比如以解决问题为目的的汇报,需要提前想好2-3套方案,分析不同方案的优劣势,并发表自己的看法与建议。而不是抛出问题,等着领导解答。

lll突出重点:

如果是口头汇报,务必先说结果,再讲理由或依据,方便领导快速捕捉重点。

如果用书面文档汇报,可以用序号1、2、3…让内容层次分明,并标记出重点。

如果用PPT汇报,一页内容最好只传递一个结论,并在结尾精简列出关键点。

3)汇报后的反馈:

汇报是双向沟通,除了要注意自身表述外,有时还需要对领导的表达进行反馈。

回归本质,工作汇报需要把握4个议题:领导要什么,领导能给什么,领导需要我怎么配合,领导怎么支持我。

汇报结束后,需要归纳提炼围绕4个议题的关键信息,对不确定或疑问点再次沟通,并确认任务目标、可以获得的支持和时间节点等。

工作汇报,其实就是向上管理。

帮领导提升把握细节的效率,充分利用他的经验和资源,用你的言行影响他的决策,最终管理领导对你的预期,影响你自己的事业发展。

本文为专栏作者授权创业邦发表,版权归原作者所有。文章系作者个人观点,不代表创业邦立场,转载请联系原作者。如有任何疑问,请联系editor@cyzone.cn

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