在家办公这半年,我比办公系统崩溃的还快

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全员灵活办公半年后,我们总结了一份“办公自由指南”

编者按:本文来自微信公众号 DT财经(ID:DTcaijing),作者:张晨阳,编辑:王朝靖,设计:郑舒雅,创业邦经授权发布。

灵活办公,正在成为人们选择一份工作的新标准。

2022年5月,智联招聘联合北京大学国家发展研究院发布《中国远程居家办公发展报告》。结果表明,在疫情的影响下,远程居家办公招聘占比快速上升,而在体验了远程居家办公的好处之后,即便没有疫情,求职者也更看重公司是否支持灵活办公。

居家 办公减去了通勤时间、没有 了强制性的“工位制度”,在一定程度上减少了人们为了工作承受的额外负担。 然而居家办公仍存在诸多局限性。 谷歌曾宣布允许员工在家办公,一直持续到去年夏天。 但不久之后,谷歌很快又再次调整办公制度、重新分配办公室,原因是初步试水后,有62% 的员工都希望返回办公环境工作,但又不想每天都花大量时间通勤去办公室。

具体到对个人的影响上就是,有人觉得工作和生活变得更加难以区分,“24小时坐班”,“睁眼打卡”……有人觉得越灵活、自己越拖延,还有人觉得线上沟通仍然代替不了”面对面”交流,阻碍了对工作的推进。

今 年 1 月至今,DT财经编辑部也开始了接近半年的灵活办公。 我们结合编辑部内部情况以及互联网上的资料,搜集整理出一份灵活办公指南,也许可以对正在或者即将居家、远程工作的你有些许参考。

01 每天“睁眼打卡”,“24小时坐班”

——工作生活互相入侵,我该怎么办

社交媒体管理公司 Buffer 的一项调查显示,灵活办公最常见的缺点是“无法下班”。灵活性的另一面是“永远在线”,这导致人们比在传统办公室环境中工作的时间更长。

工作正在大幅度入侵生活,但从另一个层面来看,灵活办公之后,生活也在反向”入侵”工作。

2018年英国的一家招聘网站 totaljobs 调查了近七千名上班族,他们发现,以一周为单位,受访者们上班时会花六个多钟头刷社交媒体、约四个小时在线上处理各种生活琐事,看视频和听音乐 (不管是娱乐还是工作需要) 就更久了,林林总总加起来有七个多小时。

对于 许多人来说,这些“ 碎片化摸 鱼”“零零散散被打断”的时间随着灵活办公变得更长。 不仅生活中充满了工作,工作中也充满了生活。

编辑@瑞幸就感受到,在灵活办公之后,自己分摊的家务变多了,“前段时间搬了家,无论是搬家还是搬家后拆包整理房间,都因为我白天在家,工作间隙可以花一些时间整理,所以感觉我承担了大部分。”

在书籍《远程工作革命》中,作者就提出,在决定离开工位、远程办公之前,你需要做充足的准备,除了基本的硬件设施之外,还要做好两件事:划分居家办公界限和心态建设。

划定物理界限

转变空间,尽量在家中划定出“专属”的工作区域。

1、整理桌面,清理掉无关的东西

2、如果家里没有单独的办公空间,考虑用隔板、柜子、书架等家具”制造”出一个半开放的办公空间。

3、换上班的衣服,或者至少,脱掉睡衣,换一套出得了门的衣服

划定心理界限

把“我要工作啦”这句话昭告天下。

4、和室友/伴侣/爸妈说”我要开始工作了”,把猫猫、狗狗、小金鱼、小乌龟抱到客厅

5、保持与在办公室一样的习惯,比如用一杯咖啡开启工作

6、深呼吸,倒数“5、4、3、2、1开始工作”

7、灵活办公可能会打破家务分工的格局,和与你同住的家庭成员认真探讨这个问题,并强调”虽然我居家办公,但也是在办公,不是随时都能被打扰”。根据俄罗斯国家研究型高等经济大学 (HSE University) 官网调查结果,与远程工作的受访者共同居住的家庭成员越多,受访者承受的压力越大,因为他们没有办法在相对独立、安静的空间中工作,时常会因为受到打扰而不得不中断工作状态。

转变认知

意识到到底是“工作的问题”,还是“我的问题”。如记者、编辑、编剧、自媒体博主等类型的工作,几乎是天生“与生活紧密相连”的职业。如果你还不确定,可以问自己几个问题:

8、灵活办公之前,我的工作和生活有明显的分界线吗?

9、是因为工作任务变多了,还是因为我的效率变低了?

10、这种状态是阶段性的,还是长期的?

02越灵活越拖延,工作娱乐全耽误

——如何缓解居家拖延症

今 年4月,前程无忧发布的《远程办公人群实感调查报告2022》,数据显示,有40.1%的受访者认为远程办公增加了工作压力、45.0%的受访者认为自己的效率降低了。

编辑@小美提到,自己在灵活办公的头两个月因为没有了强制性的坐班,反而更容易拖拖拖,白天摸鱼的时间无限延长,最后把工作全堆到晚上,结果工作很累,白天的摸鱼休息也不是在完全放松的情况下进行的。

在灵活办公中,如何在工作前不分心、克服拖延成了许多人的头号难题。

给大脑预热

在面对困难或者繁重的任务时,拖延和逃避是人的本能。但你如果在”啃硬骨头”之前,给大脑”预热”一下,你可能会对干扰更有抵抗力。

赫曼米勒公司的编辑团队负责人就曾提到,他和同事在一天开始时,总会先玩几局填词游戏, 再着手处理待办事项。”玩这个游戏 没什么成果可言,但它确实让人充分利用了一天中最容易分心的那段时间。 ”

增加分神的成本

在好奇心研究所一项”你做什么事特别容易分心”的开放式调查中,大部分人承认“拿起手机必分心”。排在第一的答案是:

“最开始只是想在微信群里找同事之前发的东西→不由自主点开朋友圈 → 刷完看到公众号更新了 → 看到最后发现是个海淘广告 → 看上一件衬衫 → 学习了一下税费怎么计算 → 最后啥也没买。”

11、远离手机、ipad……把这些放在距离自己更远的地方。无论你是用微信、钉钉还是QQ,无论你的工作需要刷微博还是看视频,如果可以的话,全部使用 PC 版。

12、设置防火墙,或者使用一些软件或者网站来帮助自己比如 RescueTime、SelfControl 等,总之,增加你打开手机娱乐APP、浏览与工作无关网站的难度。

13、找个人“盯”着你,不需要真的监视你,但需要在你身旁,或者置身于公共场所。Ta们的存在目的是形成一定程度的环境压力,对于一部分人来说,在”别人的目光中”工作,至少不会一言不合就躺一下、肆无忌惮看段视频笑出声。

14、如果你有可靠的室友、伴侣,也可以通过”转账”的方式来监督自己。 (如果你不在意钱请略过此条)

精力管理

15、别太纠结早起、熬夜。有人早上精力充沛,有人习惯夜猫子办公,这并不是拖延的问题,而是方式的不同。丹麦公司AbbVie曾找来专业人士对员工做睡眠评估,结果显示,有人是“上午型”工作有人是“下午型”的工作时间。合理的安排是,在低效时间做回邮件、回消息等简单工作,在高效时间则做比较棘手、需要整块时间的工作。

16、社交网络上有太多关于精力管理的分配方式,大家普遍认可的是一种间歇训练模式:高强度的剧烈运动,配合短暂的休息。这样的训练模式也适用于脑力劳动,比如将认真工作 25 分钟,这 25 分钟之内不允许做任何与该任务无关的事,然后短暂休息 5 分钟。

17、分清工作的主次。《请注意》的作者提出一个观点:“人们在工作中分心其实只是分不清任务主次”。经常一心多用可能不是因为缺乏专注力,更有可能是因为有待提高分清主次的技能。

18、如果你认真思考之后依旧在多项任务中分不清主次,那就随机开始一个。重要的是开始做,而不是先做哪个。

还是做不到,怎么办

事实上,就算使用了科学的工具、制定了合理的计划,在如今,人们的精力注意力被各种信息不断切割成碎片,似乎仍然是不可避免的。

2018 年,英国金融机构 Skipton Building Society 在调查中发现,人们的注意力平均 14 分钟就会转移一次,具体到各种事情:开会 13 分钟就开始走神,如果是和财务、金融有关的会议或谈话,这个时间会缩短到 10 分钟;和客户打电话会议的时候,7 分钟就会分心,开始管不住手地查个邮件什么的……

在这种情况下,你需要知道的是,在专心时间不够长、产生拖延心态这些问题上,“大部分人都是如此”,所以不必太过焦虑和自责。而你需要做的是,明确什么是最重要的、最紧急的任务,然后确保在当天完成。

03 和同事领导联系变少,社交格局”越来越小”

——如何缓解孤独感?

此前塔门的一项工作观调研显示,在关于工作的看法中,最多比例的人赞同观点“工作是维持和社会发生联系的媒介” (75.2%) 。

从效率的角度来看,《哈佛商业评论》文章认为,为了实现面对面办公环境中的学习交流,新员工应该和有经验的同事在办公室内共处足够长的时间。

OK Remote 的创始人 Pieter Levels 认为,在办公室工作中,你会通过一起工作自动结交现实生活中的朋友。尽管在某些情况下,人们通过更多的线上会议连接彼此,但这种互动可能并没有带来一种真实的联系感。

他们对来自 16 个不同国家的 2118 名远程工作者进行调查,结果发现,接近四分之一的人因为远程办公产生了孤独感,还有超过一半的人感觉与同事的联系减少了。

总的来说,无论是情感联结还是工作沟通,灵活办公可能会让一部分人尤其是独居的人、刚工作的人陷入更深的“孤岛”境地。

和同事领导保持电话沟通

电话沟通不一定比文字沟通更高效,但可能会给人带来更好的沟通体验。当然不用一有事就开视频打电话,但是如果长期居家办公,时不时让对方看到你真人听到你真声,会比只通过文字要来得更人性,原因在于:

19、表情包可以用来缓解尴尬,也可能造成误解。2016 年一项来自明尼苏达州大学的研究表明研究说,面对同一个 emoji,人们对其表达正面 / 负面情绪的判断有所不同,可能会造成沟通障碍。

20、书面表达的成本更高,许多领导倾向于只在提出错误的时候才提供反馈,这样可能让远程工作的人产生自己每次都做不对事情的错觉。

21、心理学期刊上的一项研究显示,接受同样的正面反馈,书面反馈没有口头反馈更能给员工信心。

如何靠谱地让自己运动起来

灵活办公之后,在家时间似乎从未变得如此长久,出门走一走不仅有利于身体健康,也可能会给你的工作带来新的灵感。问题是,人人都知道该运动,但如何靠谱地让人运动起来,可能是居家办公最大的问题。

22、穿上袜子和运动鞋,会提高”动一动”的欲望。

23、拿快递、扔垃圾、做核酸、骑共享单车、照顾猫主子,可能是当代青年开启运动更靠谱的途径。

24、走出家门除了散步、跑步、骑行、飞盘这些活动,去便利店买根烟、去咖啡店买杯饮料、和门口老大爷唠嗑也算。看看外面的世界不仅包括去新疆天池、看日本樱花、漫步马尔代夫沙滩,也包括在出租屋的窗边看云、观鸟、水培蔬菜。

(题 图来源:《卡拉是条狗》)

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